Completa una cita, cancélala o marca una inasistencia

Cada cita tiene su página: ábrela desde el calendario o desde la lista de Citas. En esa página la historia de la visita tiene su final, y cada final hace algo distinto.

Los tres finales

1. Marcar como completada: la visita sucedió. Cuenta en los ingresos de Reportes, actualiza la fecha de la última visita del cliente y empieza a contar el tiempo para las solicitudes de reseña y los correos automáticos de después de la visita.
2. Marcar inasistencia: el cliente no vino. La visita no cuenta en los ingresos, se suma a tu tasa de inasistencias y, si pagó un depósito, tú decides qué pasa con él: retenerlo o reembolsarlo.
3. Cancelar cita: la cita se cancela. El cliente recibe un correo de cancelación, el horario vuelve a quedar libre en tu página de reservas y cualquier depósito se puede reembolsar o retener según tu política.

Una visita pasada queda como Sin marcar hasta que tú decidas. Nada se da por hecho en tu nombre: una visita sin marcar no cuenta en Reportes, y no se puede enviar una solicitud de reseña por ella.

El titular de la cuenta puede cancelar. Los miembros del equipo llevan el día a día sin ese permiso, así que una cancelación siempre es una decisión pensada.

Por qué se canceló

Al cancelar se abre una ventana corta que dice quién recibe un correo y qué se reembolsa, y te deja elegir un motivo: a pedido del cliente, profesional no disponible, horario reservado dos veces, estudio cerrado u otro motivo con tus propias palabras. Es opcional, así que una respuesta vacía nunca detiene una cancelación.

A los clientes también se les pregunta, pero solo después de que su cancelación ya se hizo, nunca antes. Ese orden es a propósito: un cliente que se encuentra con un formulario al irse muchas veces cierra la pestaña y no se presenta, y una inasistencia te cuesta el mismo horario sin ningún aviso. La mayoría no va a responder, y quienes responden te dicen algo que vale la pena saber.

En los dos casos el motivo aparece en la página de la cita y en el historial del cliente, y Reportes los reúne en Por qué cancelaron, junto con cuántas cancelaciones hicieron tus clientes y cuántas hiciste tú. Si un cliente te explica el motivo después por mensaje de texto, abre la cita y usa Agregar un motivo.

La página de la cita: el estado, el cliente, el estado del pago, las acciones que cierran la historia y las notas del equipo.

El seguimiento tres días después

Una cancelación no es un cliente perdido, es una cita que no sucedió. Tres días después de cualquier cancelación, Rezzy le envía un correo al cliente, una sola vez, pero solo si todavía no tiene ninguna cita reservada. Si volvió a reservar por su cuenta, no se envía nada.

El texto cambia según quién canceló. Si canceló el cliente, el correo dice que la puerta sigue abierta. Si cancelaste tú, primero se disculpa. Ninguno de los dos lleva descuentos ni ofertas.

Viene activado. Puedes desactivarlo en Configuración → Página de reservas, en tus reglas de reserva, con Dar seguimiento cuando un cliente cancela. Los clientes que usaron el enlace para darse de baja nunca lo reciben, y nadie recibe más de uno al mes, sin importar cuántas veces cancele.

Reportes cuenta cuántos se enviaron y cuántos de esos clientes volvieron, en Dónde se pierde dinero.

Notas para el equipo

Cada página de cita tiene Agregar una nota: “quiere hablar de un cambio de color”, “llega 10 minutos tarde”. Las notas se quedan con la cita y aparecen en el historial del cliente, así que todo el equipo llega sabiendo.

Cambios de fecha

Los clientes cambian la fecha solos con el enlace para administrar su cita que viene en su correo de confirmación, y así la confirmación y el recordatorio apuntan a la nueva hora. Lee lo que tus clientes pueden hacer por su cuenta.

El dinero de la cita

Las citas pagadas muestran su pago en la misma página: cobra un saldo pendiente, vuelve a enviar un enlace de pago o reembolsa, todo ahí mismo. Los detalles están en Cobra un saldo pendiente.